Opstellen en onderhouden selectielijsten

Organisaties genereren een grote verzameling documenten en verwerken gegevens in databases. Deze documenten en gegevens vormen een weerslag van hun primaire en bedrijfsvoeringsprocessen. Hierbij is er geen verschil tussen papieren en digitale documenten.

De processen worden uitgevoerd in het kader van wettelijke taken, wettelijke verplichtingen of de bedrijfsvoering en rekening houdend met de volgende belangen:

• Bedrijfsvoeringsbelang: een kostenbesparende en efficiënte bedrijfsvoering;
• Verantwoordingsbelang: bijvoorbeeld de financiële verantwoording van uw werkzaamheden;
• Belang voor de rechthebbende en bewijszoekende burger/onderneming: hiertoe dient u informatie te kunnen verstrekken in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB);
• Cultuur-historisch belang: ondermeer het kunnen leren van fouten, gemaakt in het verleden.

De overheid is gebonden aan de regels die voortvloeien uit de Archiefwet en het Archiefbesluit met betrekking tot het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden (papier en digitaal). Om te bepalen of stukken bewaard of vernietigd dienen te worden, worden er voor beleidsterreinen binnen de rijksoverheid Basis Selectie Documenten (BSD's) opgesteld. Voor provincies en gemeenten gelden landelijke selectielijsten die voor elke provincie en elke gemeente afzonderlijk geldig zijn.

Bedrijven zijn niet gebonden aan de regels die voortvloeien uit de Archiefwet en het Archiefbesluit, maar dienen zich wel te conformeren aan regels die voortvloeien uit andere wetten en regelingen, zoals bijvoorbeeld de Belastingwetgeving.

KBenP O&I ondersteunt organisaties in dit kader door ondermeer:

• Het opstellen en onderhouden van Rapporten Institutioneel Onderzoek en Basis Selectie Documenten
• Het opstellen en onderhouden van bedrijfsarchiefselectielijsten (bewaar en vernietigingslijsten)
• Het uitbrengen van advies betreffende de toepassing van selectielijsten
• Het begeleiden van medewerkers, bijvoorbeeld in de vorm van 'learning on the job'.