Opstellen informatiebeleid, procedures en (werk)instructies

Regelmatig blijkt dat het informatiebeheer van een organisatie op zich goed functioneert, maar dat er behoefte is om de 'dagelijkse praktijk' eens goed vast te leggen en te uniformeren. Daarmee valt vaak nog veel winst te behalen.

Een eerste stap daarbij is het formuleren van het informatiebeleid. Daarin worden de belangrijkste doelen, rollen en verantwoordelijkheden beschreven, maar vooral ook de wijze waarop men dit wil (blijven) realiseren. Vervolgens moet dit worden vertaald naar de dagelijkse werkzaamheden met behulp van instrumenten als procedures en (werk)instructies. Zo weet iedere medewerker wat hij moet doen en hoe hij zijn informatie nog efficiënter kan beheren en terugvinden. Andere voordelen zijn:

• De kans op informatieverlies neemt af
• Informatiebeveiliging kan beter worden ingebed in de organisatie
• De organisatie kan zich beter verantwoorden
• Benchmarking van informatiebeheer is mogelijk
• Bedrijven voldoen (beter) aan SOx en Code Tabaksblat

Het opstellen van informatiebeleid, procedures en (werk)instructies is echter niet altijd eenvoudig. U moet rekening houden met de belangen vanuit de bedrijfsvoering, wettelijke verplichtingen, maar ook met afspraken en mogelijke gevoeligheden binnen de organisatie. En u hebt natuurlijk niet altijd voldoende tijd om dit zelf goed aan te pakken.

KBenP kan u daarbij helpen. Bijvoorbeeld door als klankbord te fungeren en te adviseren over mogelijkheden en knelpunten. Maar ook door de organisatie in te gaan, bestaand beleid, procedures en instructies te analyseren, en waar nodig nieuw op te stellen. Natuurlijk altijd samen met de mensen uit uw organisatie, want die moeten er tenslotte mee werken.

Wij vinden het daarom belangrijk om inhoud en vorm goed af te stemmen op de eisen, wensen en cultuur van uw organisatie. Onderdeel daarvan is een heldere voorlichting over de veranderingen die nieuw beleid, procedures en instructies met zich meebrengen. Daarmee wordt voorkomen dat er onvoldoende draagvlak is voor veranderingen, en nieuwe instrumenten ongebruikt in een kast belanden.

Hebt u het gevoel dat uw informatiebeleid niet meer goed aansluit op wensen van uw organisatie, of wilt u de uitvoering van dat beleid beter implementeren? Neem dan contact op met KBenP.