Operational excellence

De organisatie van KBenP Archiefprojecten is ingericht op Operational Excellence. En dat betekent dat je alle facetten van een Archiefproject tot in detail moet beheersen.

Juist om grip te hebben op de details – immers: “the devil is in the detail” - maken wij onderscheid naar de verschillende fasen van een archiefproject.

De volgende fasen worden geïdentificeerd door ons team:

1. Beginnen
2. Inrichten
3. Verrichten
4. Borgen
5. Nazorg

Hieronder worden de verschillende fasen toegelicht.

Om het eenvoudig te houden hebben we per fase tevens de verschillende vormen van dienstverlening aangegeven.

Uiteraard kunt u instappen in de fase die u wenst en de diensten afnemen die u wenst.

Fase 1: beginnen

Binnen uw organisatie spelen verschillende zaken als het gaat om archief en de tijdige beschikbaarheid van juiste informatie. KBenP Archiefprojecten is u graag van dienst bij het inzicht krijgen van de huidige situatie, de positieve punten en de verbeterpunten. Tevens helpt KBenP Archiefprojecten u graag met het bepalen van de richting die u met uw organisatie op wenst te gaan.

Hiertoe biedt KBenP Archiefprojecten de volgende diensten aan:

• Nulmeting archiefprocessen/procedures en/of behoeftebepaling van de organisatie. Zijn procedures wel of niet goed ingeregeld en worden deze nagekomen? Welke ambities heeft u op het gebied van Digitaal Werken, en wat betekent dat voor uw documentenhuishouding? (voorbeeld)
• Quick scan. Aan de hand van onze standaard vragenlijst krijgt u snel zicht op uw archiefbeleid, het daadwerkelijke archiefproces en de wijze waarop toezicht plaatsvindt. 
• Check archiefruimte.  Hierin onderzoeken wij voor u of uw archiefruimte voldoet aan de Nederlandse wet- en regelgeving. Zo nodig doen wij aanbevelingen op welke wijze u de huidige situatie kan verbeteren. (voorbeeld)
• Formatie-scan. Zijn uw medewerkers in staat om te voldoen aan de door uw organisatie gestelde eisen op het gebied van archivering? Is het aantal gebudgetteerde fte’s te weinig/te veel in verhouding met de hoeveelheid archiefwerkzaamheden? (voorbeeld)
• Toegangen-check. Voldoen uw toegangen aan uw eisen en die van de eventuele toezichthouder? Toegankelijkheid en beschikbaarheid zijn hier de centrale thema’s. (voorbeeld)

Fase 2: inrichten

Om een gewenste situatie te bereiken is het van belang volgens een vooraf vastgesteld plan te werken. KBenP Archiefprojecten heeft jarenlange ervaring met het opstellen van plannen om archieforganisaties te verbeteren.

Hiertoe biedt KBenP Archiefprojecten de volgende diensten aan:

• Opstellen Plan van Aanpak. Dit betreft een document waarin onder andere de volgende aspecten worden beschreven: tussen- en eindresultaten, planning, de vereiste kwaliteit van de op te leveren resultaten en de borging daarvan, de organisatie inclusief rolverdelingen en communicatie. (voorbeeld 1, voorbeeld 2)
• Opstellen Archiefbewerkingsplan (ABP). Een ABP beschrijft de geschiedenis van de archiefvormer op hoofdlijnen, analyseert het archiefbestand inclusief eventuele eerdere bewerkingen, geeft inzicht in de gekozen ordenings- en beschrijvingsmethodes, en geeft een planning van de werkzaamheden inclusief het afronden van de inventaris en het uitvoeren van materiële bewerkingen. (voorbeeld)
• Opstellen Ordeningsplan. Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen. (voorbeeld)
• Opstellen inrichtingsplan archiefruimte. Dit betreft een plan om de ruimte die bestemd is voor de opslag van archieven op een wijze in te richten die effectief en efficiënt is en voldoet aan wet- en regelgeving. (voorbeeld)
• Opstellen formatieplan. Op basis van de voorziene bedrijfsactiviteiten wordt de daarvoor benodigde bezetting in een plan vastgelegd. Een formatieplan biedt bijvoorbeeld houvast bij het antwoord op de vraag of er door verloop een vacature ontstaat. Het besluit tot het starten van een wervingsprocedure is dan geen automatisme maar een bewuste keuze, gebaseerd op het vooraf bepaald formatieplan als onderdeel van het ondernemingsbeleid. (voorbeeld)

Fase 3: verrichten

KBenP Archiefprojecten heeft een groot aantal, als ook: zeer diverse, projecten op archiefgebied uitgevoerd voor klantorganisaties. Bovendien detacheert KBenP Archiefprojecten dagelijks medewerkers bij uiteenlopende organisaties in Nederland, zowel in profit als in non-profit organisaties.

Hiertoe biedt KBenP Archiefprojecten de volgende diensten aan:

• Inzet op projectbasis. KBenP Archiefprojecten heeft al veel archiefprojecten uitgevoerd voor uiteenlopend klanten. Archiefprojecten met inzet van 2 tot 20 medewerkers en met een omvang van 50 meter tot 5 kilometer te bewerken archief.
• Detachering. KBenP Archiefprojecten detacheert medewerkers op het brede vakgebied van archief en informatie zoals div-coördinatoren, postkamermedewerkers, archiefprojectmanagers en kwaliteitscontroleurs.

Fase 4: borgen

KBenP Archiefprojecten helpt uw organisatie met het borgen van het gewenste kwaliteitsniveau van archiefbewerking.

Hiertoe biedt KBenP Archiefprojecten de volgende diensten aan:

• Archiefprocedures en -processen opstellen en implementeren. KBenP Archiefprojecten houdt bij het opstellen en implementeren van deze processen en procedures rekening met vigerende wet- en regelgeving. Daarnaast gebruikt KBenP Archiefprojecten haar kennis en ervaring om tot degelijke en gebruiksvriendelijke processen en procedures te komen, die daarnaast ook efficiency en effectiviteit bevorderen.
• Het opleiden van uw personeel. KBenP Archiefprojecten biedt verschillende opleidingen, trainingen en cursussen aan op archiefgebied. Zie hier ons aanbod.
• Het aanvullen van uw formatie met gekwalificeerde medewerkers. KBenP Archiefprojecten detacheert en doet aan werving&selectie. Daartoe beschikt KBenP Archiefprojecten over een uitermate doeltreffende recruiters. Deze recruiters vinden, als de betreffende persoon nog niet bij KBenP Archiefprojecten aan boord is, snel de juiste personen in de markt. Uw organisatie kan vlot met de juiste medewerkers verder.

Fase 5: nazorg

Voorafgaand aan het uitvoeren van iedere dienst spreekt KBenP Archiefprojecten reeds met u over nazorg. KBenP Archiefprojecten hecht veel waarde aan het leveren van kwaliteit en vakmanschap. KBenP Archiefprojecten streeft naar een langdurige relatie met haar opdrachtgevers, tot wederzijdse tevredenheid. Gedurende de werkzaamheden wordt de kwaliteit continu gewaarborgd. Een kwartaal nadat de werkzaamheden zijn afgerond gaan wij een gesprek met u aan om vast te stellen:

1. Bent u nog steeds tevreden over de uitgevoerde werkzaamheden?
2. Zijn er mogelijk nieuwe werkzaamheden, waarin KBenP Archiefprojecten een rol kan spelen?

Wij gaan graag met u in gesprek om samen met u na te gaan welke diensten in uw situatie gewenst zijn.