Quick Scan (voorbeeld)

• Voldoet uw archief aan wet- en regelgeving?
• Zijn uw archieven goed op orde en bespaart u daarmee op dure opslagvoorzieningen?
• Heeft u geen problemen op het gebied van interne én externe bewijs- en informatiewaarde?
• Kunnen uw medewerkers snel en dus kostenefficiënt de juiste documenten vinden?

KBenP wil u graag van dienst zijn, zodat u alle bovenstaande vragen positief kunt beantwoorden. Naast deze vragen nemen wij vele andere aspecten op archiefgebied mee in de Quick Scan. Hiermee krijgt u een volledig beeld van de huidige situatie van uw archieforganisatie en bent u op de hoogte van de verbeterpunten.

De dienstverlening:

Onze medewerkers ondersteunen uw organisatie bij de volgende werkzaamheden:

• het in kaart brengen van de omvang (document-, dossier-, bestands-, archiefniveau);
• het vaststellen van de periode waar het archief betrekking op heeft;
• het beschrijven van de huisvesting van het archief (Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen);
• het beschrijven van de verdeling in semistatische, dynamische, digitale en/of werkarchieven;
• het vaststellen of het eigen archief betreft of archief van rechtsvoorgangers;
• het bepalen van welk deel van het archief (op termijn) moet worden overgebracht;
• het in kaart brengen of er naast het papieren archief ook sprake is van digitaal archief en andere vormen van archief (foto's, films, videobanden et cetera) en het nagaan hoe deze zijn geconserveerd;
• het vaststellen of de archieven toebehoren aan primaire processen of ondersteunende processen;
• het toetsen of de organisatie voldoende rekening heeft gehouden met vigerende wet- en regelgeving;
• het beschrijven van de toegankelijkheid van de archieven;
• het beschrijven van de ordening en materiële verzorging van de archieven;
• het in kaart brengen van de door de organisatie toegepaste selectie en vernietiging;
• het opstellen van het verslag van de Quick Scan.

De medewerkers

Op basis van de omvang en de intensiteit van de uit te voeren Quick Scan op uw archieforganisatie, zal in overleg met u als opdrachtgever de inzet van medewerkers worden bepaald.

Termijn

In overleg met u als opdrachtgever wordt de termijn van inzet bepaald.